Effektiviser dit arbejde med Microsoft Copilot

af | 30.01.2025 | AI

Er du medarbejder i en dansk virksomhed eller institution, så er der stor sandsynlighed for, at du benytter dig af Microsoft 365’s applikationer på daglig basis. Implementeringen af AI til at effektivisere dine arbejdsprocesser er derfor tilgængelig og ligetil. Microsoft Copilot er nemlig integreret direkte som en AI-baseret assistent i Microsoft 365-applikationer såsom Word, Excel, PowerPoint og Outlook.

Det gør den i stand til at interagere direkte med dokumenter, e-mails, og datafiler og at håndtere en lang række opgaver som at opsummere e-mails, generere tekst, analysere data, fremstille analyser baseret på virksomhedsdata, automatisere gentagne opgaver og få indsigt i komplekse filer og e-mails gennem enkelte kommandoer eller forespørgsler. Microsoft Copilot er derfor oplagt at bruge i enterprise sammenhænge og er desuden designet til at overholde virksomheders sikkerheds- og compliance-krav, hvilket sikrer, at følsomme data forbliver beskyttet.

Sådan kan Copilot hjælpe dig

Tekstproduktion i Word

Du kan bruge Copilot til at lave første udkast til dit dokument, som du enten selv arbejder videre på eller redigerer ved at interagere yderligere med Copilot direkte i Word. Du kan eksempelvis prompte følgende: 

“Skriv en blogpost, der beskriver fordelene ved at implementere AI i en virksomhed. Målgruppen er virksomhedsledere og andre beslutningstagere.” 

Du kan også anvende Copilot til at arbejde videre på noget, du allerede har skrevet og til at omskrive eller raffinere din tekst. Du har derudover mulighed for at stille Copilot spørgsmål om det givne dokument. Eksempelvis:

  • “Er der handlingspunkter i dokumentet?”
  • “Hvad fortæller dokumentet om [emne]?”

Databehandling i Excel

Copilot i Excel gør det nemt at analysere, organisere og visualisere data. Den kan identificere trends, mønstre og nøgleindsigter, så du hurtigt får overblik. Du kan f.eks. spørge: “Hvad er de vigtigste tendenser i dette datasæt?” eller “Giv mig en oversigt over salg fordelt på regioner.”

Ud over analyser kan Copilot formatere og redigere tabeller. Eksempler på prompts:

  • “Fjern dubletter i denne kolonne.”
  • “Lav en pivottabel, der viser indtægter per kvartal.”
  • “Standardisér datoformater til ‘dd-mm-åååå’.”

Da Copilot i Excel også benytter sig af Python, kan den bruges til mere komplekse opgaver til at få dybere indsigter fra dataet, herunder prognoser, klynger, klassificering, statistiske tekst, optimering og meget mere. 

Generér en PowerPoint præsentation med en enkelt prompt

Med Copilot direkte integreret i PowerPoint kan den ud fra en kort beskrivelse generere slides med indhold, layout og forslag til grafik. Ønsker du at generere en præsentation med udgangspunkt i eksisterende dokumenter fra eksempelvis Word eller Excel, har du også mulighed for det. Du kan f.eks. sige: “Lav en præsentation baseret på denne årsrapport med et overblik over KPI’er.”

Effektiv kommunikation i Outlook og Teams

I Outlook kan du bruge Copilot til at generere udkast, opsummere mailtråde og søge efter specifik information i en mail eller tråd. Har du en vigtig mail, du vil sikre er klar og præcis, kan Copilots mail coach hjælpe med at justere tone, tydelighed og modtagerens perspektiv.

Derudover kan Copilot oprette en mødeindkaldelse med mødetitel og dagsorden baseret på en mail eller tråd.

Et Copilot workflow

Microsoft Copilot 365 kan altså bruges til at effektivisere de enkelte arbejdsgange i applikationer som Outlook, Word, Excel og PowerPoint. Der hvor man i særdeleshed kan se et boost af sin produktivitet er imidlertid, når man udnytter, at Copilot er integreret i hele sit Microsoft 365-miljø. Lad os kigge på et konkret eksempel: 

Identificering af opgaver i Outlook

Scenarie:
Brugeren modtager en mail fra sin chef, der omhandler en række opgaver. Mailen er sendt til flere personer, og brugeren skal hurtigt identificere de handlingspunkter og informationer, der er relevante for ham/hende.

Prompt til Copilot i Outlook:
“Opsummer denne mail med fokus på de opgaver, der er tildelt mig. Identificér specifikke deadlines og eventuelle relevante vedhæftede filer.”

Output:
Copilot leverer en kort opsummering, hvor det fremgår, at brugeren skal skrive en rapport baseret på de seneste måneders salgstal og præsentere den ved et kommende møde.

Oprettelse af rapportudkast i Word

Scenarie:
Brugeren skal udarbejde en rapport, der analyserer salgstallene. Dataene findes i en Excel-fil.

Prompt til Copilot i Word:
“Opret et udkast til en rapport baseret på salgstallene i den vedhæftede Excel-fil. Strukturen skal inkludere en oversigt, en analyse af nøgletal og en konklusion med anbefalinger.”

Output:
Copilot genererer en struktureret rapport med grafer og analyser baseret på de seneste salgstal.

Oprettelse af PowerPoint-præsentation

Scenarie:
Brugeren skal nu omsætte rapportens konklusioner til en PowerPoint-præsentation.

Prompt til Copilot i PowerPoint:
“Generér en PowerPoint-præsentation baseret på denne rapport. Inkludér en titel, en agenda, nøgletal, grafer og et konklusionsslide med anbefalinger.”

Output:
Copilot opretter en præsentation med en logisk opbygning og relevante slides, herunder visuelle elementer fra Excel-dataene.

Sådan prompter du Microsoft Copilot

For at få mest muligt ud af Microsoft 365 Copilot er det vigtigt at formulere effektive prompts. En prompt er en instruktion eller et spørgsmål, du giver Copilot for at udføre en opgave, såsom at oprette, opsummere eller redigere indhold.

Nøgleelementer i en effektiv prompt:

  1. Mål: Hvad ønsker du, at Copilot skal gøre?
  2. Kontekst: Baggrundsinformation, der hjælper Copilot med at forstå opgaven.
  3. Forventninger: Specifikke instruktioner om, hvordan du ønsker, at Copilot skal svare.
  4. Kilde: Eventuelle specifikke informationskilder, som Copilot skal bruge, såsom en fil eller e-mails.

Ved at følge disse retningslinjer kan du forbedre kvaliteten af de svar, du får fra Copilot, og sikre, at de opfylder dine specifikke behov.

Du kan finde mere information og eksempler i Microsofts egen prompt guide

TAGS:

Nynne Lucca Christiansen

Nynne Lucca Christiansen

Digital Strategi & Kommunikation
regin@nioba.dk

 

 

Se alle indlæg

SENESTE BLOGINDLÆG

AI-agenter: En gamechanger i vores arbejdsliv?

Du kender OpenAI’s ChatGPT, måske har du også stiftet bekendtskab med Anthropic’s Claude og Google’s Gemini. De er alle eksempler på AI-assistenter, baseret på store sprogmodeller (LLM’er), og kan forstå og generere tekst baseret på input fra brugeren. Introduktionen...

Sådan kommer du i gang med AI i din virksomhed

AI kan effektivisere og optimere arbejdsprocesser, frigøre ressourcer til mere værdiskabende arbejde og styrke konkurrenceevnen. Argumenterne for at implementere AI er altså både mange og overbevisende. Alligevel føler mange beslutningstagere sig usikre på, hvordan de...

Tre grunde til at implementere AI i din virksomhed

Kunstig intelligens (AI) bliver stadig mere udbredt i erhvervslivet. Fra automatisering af kundeservice til avancerede dataanalyser hjælper AI virksomheder med at arbejde hurtigere og mere præcist. Mange virksomheder tøver dog med at tage skridtet, fordi teknologien...

Skriv bedre prompts og få bedre resultater med disse tips og tricks

Når du kommunikerer med en AI-model (eks. ChatGPT), er kvaliteten og relevansen af de svar, du får, tæt forbundet med, hvor godt du strukturerer dine prompts (instruktioner). Med et teknisk udtryk kaldes dette for prompt engineering. Derfor får du her en række tips og...

Sådan laver du en CustomGPT

Med en CustomGPT får du et værktøj, der er tilpasset præcist til dine behov, opgaver og/eller emneområder. Smart ikke? Du får i denne guide en trin-for-trin vejledning i, hvordan du laver din egen specialiserede AI assistent. Hvad er en CustomGPT? En CustomGPT er en...

Få styr på din digitale strategi: 5 tips til at komme i gang.

En veldefineret digital strategi er en nødvendighed for enhver virksomhed, men særlig mellem- og store B2B virksomheder bør sætte tid af til at definere en klar strategi for deres digitale indsatser. En digital strategi tager nemlig udgangspunkt i at afdække den...